Die Schwierigkeiten der Lohnabrechnung

Schwierigkeiten bei der Lohnabrechnung können stets auftreten, besonders bei Neueinstellungen, Gehaltsanpassungen, Sondergratifikationen und vor allem bei variablen Bezügen. Auch gesetzliche Änderungen, mit denen Unternehmen alljährlich rechnen müssen, bedingen manchmal Schwierigkeiten bei der Lohnabrechnung.

Sind die Schwierigkeiten bei der Lohnabrechnung vorprogrammiert?

Keinesfalls. Zwar sind die Zeiten, als ein Unternehmen Mitarbeiter einstellte und alljährlich mit geringen Anpassungen gleich entlohnte, längst vorbei. Dennoch muss die Lohnabrechnung nicht ins Chaos führen. Ein Auge müssen die Unternehmer jedoch hierauf haben, vor allem wenn sie glauben, die Lohnabrechnung einfach dem Steuerbüro überlassen zu können. Das hat schon manchen Kleinunternehmer in die Insolvenz geführt. Es genügt, dass sich das Steuerbüro hinsichtlich der Daten verbucht. Die meisten von Steuerberatern verwendeten Standardprogramme (in der Regel DATEV) belegen den Monatsersten mit der Gehaltszahlung, doch manche Unternehmer zahlen aufgrund der Zahlungseingänge ihrer eigenen Kunden lieber am 10. oder 15., was das Standardprogramm unter Umständen nicht erkennt. Nur das Finanzamt wird den Fehler vermuten, denn es kommt oft zu Fehl- und Doppelbuchungen, die Steuerabrechnung stimmt nicht mehr. Wenn dann das Finanzamt wie üblich drei Jahre rückwirkend prüft, können die Nachforderungen den Kleinunternehmer in die Knie zwingen. Dieses Szenario ist eines von mehreren, durch die Schwierigkeiten bei der Lohnabrechnung entstehen können. Es ist ein Fall aus der Praxis. Noch häufiger beklagen die Unternehmer die entsprechenden Schwierigkeiten bei der Lohnabrechnung, wenn es um variable Bezüge von Mitarbeitern geht, wie sie heutzutage vielfach zur Leistungsmotivation oder wegen flexibler Arbeitszeitmodelle eingesetzt werden.

Was muss eine Lohnabrechnung enthalten?

Die Gewerbeordnung legt in ihrem § 108 die Angaben fest, die in jede Lohn- oder Gehaltsabrechnung gehören. Wenn diese Angaben nicht vollständig sind, ist die Lohnabrechnung hinfällig, das Finanzamt erkennt sie nicht an. Das führt zu Nachforderungen beziehungsweise zu aufwendiger Nacharbeit, die sich nach Jahren äußerst schwierig gestaltet. Die nötigen Angaben in der Lohnabrechnung sind:

  • vollständige Adresse des Unternehmens
  • vollständige Adresse, Geburtsdatum, Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
  • Steueridentifikationsnummer
  • Lohnsteuerklasse
  • Kinderfreibeträge
  • Kirchensteuerabzug
  • Steuerfreibetrag
  • Steuerhinzurechnungsbetrag
  • Zahl von Steuer- und Sozialversicherungstagen im Abrechnungsmonat

Es folgen dann die notwendigen Berechnungen, die der Unternehmer beziehungsweise seine Sachbearbeiterin keinesfalls selbst vornehmen müssen. Auch die Abgabe an ein Steuerbüro ist ausdrücklich nicht zwingend erforderlich und kann sich – siehe oben – sogar als kontraproduktiv erweisen. Der Komplex der Lohnabrechnung wird heute hervorragend von Softwarelösungen bewältigt, wie sie von Sage kommen. Der Vorteil dieser Variante liegt auf der Hand: Die Lohnabrechnung bleibt im Haus, der Unternehmer kann mögliche Fehler und Schwierigkeiten bei der Lohnabrechnung sofort entdecken und beheben.

Die Lohnabrechnung mit Sage

Mit der Software von Sage gelingt die Lohnabrechnung sehr einfach, Unternehmer sparen einiges an Kosten und Zeit, vor allem bleiben die Vorgänge im Haus. Sage hat eine Softwarelösung speziell für KMU entwickelt, die mithilfe eines intuitiven Abrechnungsassistenten in drei Schritten zur fertigen Lohnabrechnung führt. Die nötigen Lohnscheine stehen anschließend druckbereit zur Verfügung. Zudem erstellt diese Software alle gesetzlichen Meldungen, die der Anwender nur noch mit einem Mausklick versendet, wie das beispielsweise auch bei der Umsatzsteuervoranmeldung oder der EÜR für Kleinunternehmer geschieht. Vorkenntnisse sind für die Lohnabrechnung von Sage nicht erforderlich. Der Unternehmer oder seine Sachbearbeiterin brauchen nur die folgenden drei Schritte auszuführen:

  • Schritt 1: Eingabe von Gehältern oder Arbeitsstunden
  • Schritt 2: Eingabe von Fehlzeiten
  • Schritt 3: Start der Abrechnung

Die Meldung an Ämter und Sozialkassen erfolgt automatisch auf Mausklick. Die gesamte Lohnabrechnung von Sage, die noch viel mehr Vorgänge erledigt, finden Sie hier.